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关于二轮志书索引编制问题的思考

发布时间:2018-03-30 14:12:00   来源:  字体显示:

  内容提要 从志书的特点出发,从二轮志书索引的形式、种类、篇幅、编排方式、编制方法进行分析,强调编制索引的作用、原则,以及在索引编制中推广的计算机技术,探讨二轮志书索引的编制问题。

  关键词 二轮志书 索引 编制

  索引是检索志书文献资料内容存在形式的一种方法与手段,是二轮修志倡导的一种新体裁,它跟目录同样具有检索和查阅的功能,达到指引读者以便捷的途径,准确、完整、快速地查阅到主观所需要资料的目的。由于编制索引是一项复杂的系统工程,首轮修志中大多志书没有编制索引,影响了资料性工具书的实用价值,但也有一些志书认真研究索引编制,成为首轮修志的一个开创性实践。2008年9月,中国地方志指导小组下发的《地方志书质量规定》中将索引列为地方志书体裁之一,要求“分类标准统一,名称概念清楚,提炼的标目符合主题原意,附缀正文页码准确”。近年来,从各地出版的二轮志书情况来看,基本上都编制了索引,证明二轮志书索引编制已成为必然趋势。然而,二轮志书索引的编制还有许多不规范的地方。本文试就索引的形式、种类和篇幅、编排方式、编制方法等,提出一些不成熟的看法,与志界同行共同探讨。

  一、索引形式和种类

  首轮志书的检索系统,最多的是目录系统,只能说明总体结构,既不能充分说明内容的丰富程度,也不能说明内容之间的相互关系。因此,二轮志书除了编制好目录以外,还应该编制一套索引系统。志书是一种面向广大群众的综合资料性工具书,和专业性书籍不同,编制索引的目的就是为方便人们查阅志书资料。从近年来已出版二轮志书的索引编制情况看,基本上可分为索引单卷本、总目(索引)单卷本、索引及编纂始末单卷本、卷前索引、卷末索引等形式。而索引种类大体有:条目索引、人名索引、地名索引、大事索引、机构索引、事物索引、图照索引、表格索引、文件文献索引、主题索引、名优特产索引、名胜文物索引、诗词索引、民间故事索引、民间文学索引艺文志索引等等,最为常见的索引种类有:人名索引、地名索引、图照索引、表格索引、大事索引等。

  二、索引的篇幅和编排方式

  志书索引的重要性在于为查用资料提供方便,如果一部几百万字的志书,索引太简单,标目数量过少,要查的内容查不到,起不到方便检索的作用。索引太细化,标目数量过多,不仅会影响出版、携用,而且查证起来也费时费力。索引篇幅的大小除了与确定采用索引的分类多少,选取标引的宽严有关,还与编排方法(笔画顺序、拼音顺序)有关。笔者认为,索引只是志书检索的一种方法和途径,是辅助的手段和内容,所占比例通常不超过占10%为宜,只要体现出其志书的主要内容和精髓即可。二轮志书索引的编排方式主要有:按部首笔画、拼音字母顺序、页码先后次序、四角号码等。索引的编排从检索方法上来说,一般是单序的,即采用中文笔画索引、汉语拼音索引,排列顺序(一般是图照和表格),或外文(一般为英文字母)索引之一种检索,但也有多序排列以扩大检索途径,如以音序排列,附笔画检字表,或以笔画排列,附音序检字表,还有数种方法并用的。

  三、索引的编制方法

  二轮志书的体裁有“述、记、志、传、图、表、录”等等,索引编排要立足于志书的体裁和篇目。编制索引最基本方法是先要将具有实质意义内容的信息作为主题词(关键词)提取出来。若标题或内容的主题词已能够准确地揭示主题,则可按照原主题词进行标引。从所标引的内容范围来讲,一般应以专志、人物、大事等为主。其中,尤应以各专志章节中的章、节、目甚至细目等内容为主要标引范围。假若标题或内容的主题词不能准确概括主题内容,应选取最能反映该事物根本特征的关键词对主题进行释义。释义后的关键词与原主题词相比,虽然二者在字词上已发生变化,但关键词作为替代主题词,在界定主题含义方面更准确,范围也更加概括。“图照索引”的编制要根据志书的具体情况而定,只有前置插页的志书不必编制图照索引,因为其使用价值不大。内文插图或插页多的志书应该编制图照索引,但编制时也要注意提取关键词。

  从索引的范围、分类、编排、标识以及检索方法来看,尚无统一规范化的标准,但无论采取哪种方法编制索引,都必须遵循实用性、科学性、准确性、简便性原则。从实用性和简便性出发,二轮志书的索引最起码应有目与子目索引、人名索引、地名索引和表格索引。图照索引、大事索引可根据志书内容的实际情况确定。至于综合索引,有条件的地区也可编制。在一部志书中,序言、凡例、编纂人员名录、目录、数据、注释、编后记等不必编制索引。

  四、索引编制需要重视的问题

  (一)必须明确编制索引的作用

  清代章学诚主张志书要经世致用,当今修志,李铁映同志指出“修志的目的在于用志,不仅为当代人用,也为后代人用 。”而现在读者查阅志书往往只有按目逐页地寻找。不要说普通用户,就是我们熟悉志书分类方法的方志工作者有时找材料也难免有“按目逐页查找”的痛苦体验。二轮志书编制索引就是要建立科学、便捷的检索体系,方便读者读志用志,提高志书的信库使用率,促进志书的推广运用。编制索引的作用是弥补目录检索功能之不足。由于志书门类繁杂,且篇目设计是按类横排,在检索查找资料时目录层次的局限性便表现出来了。通常,在志书目录中只找到章节体的节和条目体的中类为止。而实际上,目、子目和小类才是志书的写实部分,有价值的资料基本上在这些层次之中,对查阅的用户才是最重要的。所以,编制二轮志书索引必须具备实用性和可操作性,使人们查阅时能够快捷、准确地找到所需资料。要让志书的目录与索引形成一个完整互补的检索系统,引导人们去准确快速地掌握志书的内容。这样,编制二轮志书索引就会成为一项重要的内容。

  (二)必须遵循编制索引的原则

  目前,各地已出版的二轮志书基本上都编制了索引,证明志书索引编制已成为时代发展的必然趋势。从二轮志书索引编制的情况看,从索引编制的范围、分类、编排、标识以及检索方法,全国尚没有一种统一规范化的标准。但无论采取哪种方法编制索引,都必须遵循以下原则:(一)实用性。为了推动读志用志活动的开展,发挥志书的功能作用,索引所标志的款目,应根据该词在文中是否具有实际意义和内容信息价值,而决定是否给予标引,以充分体现索引款目的实用价值。(二)准确性。索引的分类标准要统一,范围要明确,同时在主题索引制作过程中名称概念要清晰,要忠实体现原主题所表达的含义,不能引起歧义和误解,更不能随意曲解和歪曲。(三)便捷性。编制索引,是为读者从志书中查找资料提供方便。因此,索引采用的信息符号要简洁明了,使用方便,索引所标的款目必须直接指向主题,能揭示所标内容的具体位置,以确保用户迅速地查找使用。(四)集中性。志书编制索引的内容,对既具有实质意义,又具有使用价值的重要信息,都要进行标引反映。同时,在索引制作过程中,即使采用不同的排列方式,相同的索引条目必须集中在一处反映,不能分散反映。对于性质相近的相关内容,必须建立参照系统,以明确相互关系,避免交叉重复,以利于全面集中反映信息内容。

  (三)必须掌握编制索引的计算机技术

  编制索引是一件涉及全书的系统工程,索引编制者不仅要通晓索引编制技术,了解所编志书的专业知识,还要掌握计算机操作技能,及时有效地转换索引数据,如对索引的排序就要使用计算机自动排序,充分发挥计算机在索引编制工作中的巨大优势。手工编制既麻烦,又容易出错,还会延长志书编纂出版周期,这是首轮修志没有编制索引的一个重要原因。改用计算机自动排序,不但提高了工作效率,而且出错率也很低,易于直观地核查、校对。因此,二轮志书增加编制索引这一新体例,也是时代发展的趋势和读者需求所决定的。在编制过程中,要培养专业的索引编制人才,充分利用计算机辅助手段编制索引,从提取标目(主题词)、梳理规范标目、标注参照系统、页码、栏目、注明音序等排版程序全部实行计算机自动排序。这不能不说是现代计算机技术给索引编制工作带来的革命性变化,同时对索引编制人员也提出了更高的要求。

  综上所述,编制索引是信息时代对二轮志书提出的要求。一部内容丰富、编排科学、检索方便的二轮志书,才是一部完整的、有实用价值的志书。

  (俞富江 作者单位:浙江省桐乡市史志办公室)