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浅谈如何提高年鉴的编校质量

发布时间:2017-11-30 09:48:00   来源:  字体显示:

  年鉴质量取决于年鉴编辑人员的素质,只有高素质的年鉴编辑队伍,才能推出高质量的年鉴。要着重于编辑队伍整体编校素质的提高和编校技能的培养。《桐乡年鉴》创刊19年来,广大编纂工作者始终坚持质量第一的原则,与时俱进,综合质量逐年提高,尤其是在文字编校方面逐步摸索出了一套行之有效的方法。自2006年参加全国年鉴编校质量评比以来,《桐乡年鉴》多次荣获综合评比特等奖、一等奖。下面笔者结合《桐乡年鉴》编纂工作实践,就如何提高年鉴编校质量谈点浅见。

  一、强化质量意识,增强编校责任感

  质量是年鉴的生命,编校水平的高低直接关系到年鉴质量。一部年鉴内容再好,如果没有把好文字的编校关,当你在阅读中发现多处有语句不通,错字、别字、掉字、多字等问题时,这部年鉴就会前功尽弃,无从谈及质量问题。因此,为了编好《桐乡年鉴》,近年来我们在适时调整框架结构、优化选题、精编条目的同时,始终把提高文字编校质量作为年鉴质量管理的难点和重点问题来抓,坚持在编辑中叫响“尽心尽责做编校,在我手中不出错”“我是最重要的一关”的口号,在资料、文字、数据等方面认真核对,严格把关。在编校过程中,首先,强调出现编校差错就是编辑的失职行为,就是对读者、对年鉴事业不负责任的具体表现。其次,吸取一些地方年鉴因编校失误而造成负面影响的教训,提醒编辑人员时刻加强工作责任心。再次,史志办为编辑人员订阅《年鉴信息与研究》,购买《年鉴实用资料》《现代汉语词典》等相关资料,鼓励大家自学,增长编校业务知识。同时,我们除分期分批组织人员参加上级举办的年鉴学术研究会外,还结合自身工作实际,注重抓好每年一次的年鉴业务工作理论研讨会,组织编辑相互学习交流,人人谈编校的体会,谈编校技能的提高,通过互相学习,取长补短,从而不断提高了编辑人员的整体编校水平。

  二、采取有效措施,提高编校质量

  多年来,我们在编校《桐乡年鉴》的过程中,主要采取了以下两项措施:

  1. 定期召开责任编辑碰头会。每年年初,编稿工作开始后,坚持每周四下午的碰头会制度。组稿前期,编辑人员坐在一起,相互交流收到稿件的质量、组稿的进度、条目内容的补充办法、与撰稿人员的沟通方式、工作中遇到的困难及需要副主编、主编协调解决的问题等;组稿后期,重视解决栏目之间的交叉问题、条目之间内容的重复问题、同一事物记述中相互矛盾问题以及一些字词、标点符号的用法问题等等。通过碰头会的形式,让编辑人员共同探讨研究解决问题的办法,有的作出统一要求,这样便于大家共同执行。如“做出”与“作出”“制定”与“制订”“签定”与“签订”这几个词语的用法,文稿中使用较多,往往用的时候随意性较大,这些词语用在有些地方虽不能完全算错,但用那个字更为确切一些值得研究,再说在一部年鉴中应力求统一,我们经过查找资料考证,在编辑人员中达成共识,使得每一部年鉴内容更加严谨。

  2. 坚持“六级审稿、五层校对”制度。为了切实提高年鉴编校质量,我们参照《图书质量管理规定》《关于严格执行期刊“三审制”和“三校一读”制度保证出版质量的通知》《图书编校质量差错认定细则》,结合《桐乡年鉴》编纂实际,逐步摸索完善了“六级审稿”,即:撰稿单位分管领导一审、责任编辑二审、副主编三审、主编四审、市政府分管领导主审、出版社终审;、“五层校对”方法和制度,即:撰稿员复校、责任编辑自校、编辑之间互校、副主编与主编统校和出版社终校。具体操作方法是:组稿工作结束前,所有稿件须经撰稿员复校确认。送印刷厂排版后,我们采取编校合一的办法,由各位责任编辑进行三次自校,因为责任编辑对自己分工负责栏目的内容比较熟悉,容易发现校对稿的差错,重点是校对标点符号、表格数字、图片说明、撰稿员姓名等是否准确,是否需要作进一步的核对。在此基础上,再组织两次相互交叉校对,由于有些差错受编辑人员水平和知识面的限制,往往有些问题自己编校难以发现,而相互校对既能及时发现责任编辑所编稿件中的不当之处并加以改正,把差错率减少到最低限度,使稿件的质量在成书前得到提高,又可使编辑人员在工作上得到互相交流,互相学习,同时也有利于提高编辑人员的业务水平。交叉校对完成后,再由副主编、主编进行统校,最后送出版社最终校对,尔后各责任编辑根据副主编、主编和出版社指出的问题,有针对性地进行弥补、纠正。几年来,我们深深感到,通过坚持“六级审稿、五层校对”工作制度,在付印前对年鉴稿件进行反复的核实、调整、修改,有利于提高编校质量,减少差错,从而达到出版要求之目的。

  三、把好编校关,努力减少差错

  责任编辑收到撰稿单位稿件后,要依据年鉴质量标准,按照编辑工作顺序对每篇稿件进行通读、理顺、修改、校对,经过认真的整理修改,把好编校关。

  1.细心检查,力求准确。由于年鉴撰稿员队伍庞大,其文字写作水平不一,我们在组稿中发现,有相当一部分撰稿员比较粗心,容易忽略细微之处。有些稿件丢字、加字、错字、错误标点很多;有的稿件中常常出现“二”与“两”不分、“截止”与“截至”不分等。标点符号差错就更多了,最常见的差错是长句无逗和一逗到底;有的引号与书名号混用;其他还有分逗不分、顿逗不分、顿句不分、省略号与“等等”并用。有的年鉴稿件,表述不够准确,如使用“历年之最”“创历史新高”等,这些含糊其词、模棱两可的用词,往往是过分夸张,如果我们的编辑不查证事实,就很容易出现差错。所以,我们每年都要安排较长的时间来改正原稿中的错别字、用错的标点符号以及不通的语句、用词不够准确等问题,使这些问题在组稿编辑阶段得到较好解决。

  2.规范体例,行文统一。年鉴是“众手成书”,许多单位的稿件是不符合年鉴体例要求的,因此就很难达到文字的统一和规范。对此,我们根据中国版协年鉴研究会的有关规定,结合《桐乡年鉴》编写的实际情况,每年年初都要组织编辑人员学习年鉴编写规范,对有关事项做出具体规定,并将编写规范发至各单位撰稿员。编稿时,每个责任编辑在充分理解原稿内容的基础上,都能按照年鉴的体例、格式和条目“五要素”要求进行修改,努力达到内容文字规范统一。在编写时,每个编辑都知道年鉴稿件中哪些是有用的,哪些是无用的;哪些是主要的,哪些是次要的;哪些是应该删除的,哪些是应该挖掘的。如记载某个论证会,重要的是记述论证的结论和成果,而不是参加了哪些人、多少人、哪个领导讲话、开了多长时间。至于年鉴中运用的数据,只要统计年鉴一出来,我们就安排专人负责校核,因为《桐乡年鉴》采用的数据大多是以《桐乡统计年鉴》公布的数据为准,《桐乡统计年鉴》没有的数据,我们则以该项业务主管部门的统计数据为准。但在同一部年鉴中,有的数据有交叉和类比关系,我们注意到前后照应,一旦遇到不理解的问题,能主动请教主管部门进行核对。近年来,我们为了便于读者查阅,凡是应用了有关业务部门的统计数据,尽量做些简要注释,说明其统计口径范围等。

  3.校对是非,敢于询问。校对是年鉴出版工作中的一个重要环节,是编辑工作的延伸。校对时,我们既重视参照原稿,又不能仅仅满足于消灭校样稿上排版时出现的差错,而是更多地发现原稿上的疏漏之处,以弥补编辑工作的不足。如在一部年鉴中,大多的数字信息是随文而走的,可也有一部分数字信息是通过表格形式来反映的。同时我们不难发现一些年鉴表中的数字差错较多,而且这一问题往往不被我们的编辑所重视,总认为只要按照原稿校对总不会错,其实有不少数字就是错在原稿上。对此,我们近年来在校对表格时,严格按照表头、名称、数字、表尾的顺序进行校对,做到不跳不漏,多做一些加减算术题,一旦发现有问题,及时与撰稿员核实,减少数字信息差错。又如,阅读一些年鉴内容时,常常看到“行政村”这样的提法,我们查阅了相关法律后,觉得年鉴中这种提法是有悖于宪法和村民委员会组织法的规范,长此以往,极易造成以讹传讹,不利于提高年鉴质量,更不利于“依法治国”基本方略的实施。近年来,我们在编写《桐乡年鉴》时,坚持以宪法和法律为依据,发现稿件中有“行政村”的提法时,我们及时与撰稿员沟通,指出存在的问题,做好解释工作,删除了“行政”两字,从而使得“行政村”这样的提法不再在年鉴中出现。

  (俞富江 作者单位:浙江省桐乡市史志办公室)