年鉴索引是年鉴编撰最后的一个重要环节，是年鉴全书内容的一个重要组成部分，这是年鉴的“工具书”功能所赋予的内涵并做出的规定，也列入全国年鉴评奖范畴，设置了相应的得分指标。“缺少索引，扣3分；索引质量差，也要适当扣分。”1可见，中国年鉴界对年鉴索引越来越重视了，没有编制索引的年鉴是不规范的。有学者说：“缺乏索引的年鉴是不完整的年鉴”“缺乏好索引的年鉴不可能是优秀的年鉴”。2

　　《临安年鉴》创办于1990年，1997卷《临安年鉴》第一次编制索引，制作卡片，纯手工编制，很麻烦，接着几年未编。直到2007卷《临安年鉴》重新编制索引，编有“主题索引”1个，借助电脑，但也属于半手工制作，比原先效率提高了很多。此后，每卷年鉴都编有索引。2012卷《临安年鉴》编有索引2个，增加“简略语和名词解释索引”。2015卷《临安年鉴》高度重视索引工作，索引增至4个，分别是“主题索引”“人名索引”“正文图片索引”和“简略语和名词解释索引”。从编制索引可见《临安年鉴》编纂质量不断提高的成长道路。

　　当前，中国经济历经30余年持续稳定发展的形势下，中国年鉴如雨后春笋，蓬勃发展，加上李克强总理数次对地方志工作的重要批示及《全国地方志事业发展规划纲要（2015－2020年）》的出台等利好政策引导，中国年鉴发展也迈上“高铁时代”。反观浩浩荡荡的是中国年鉴队伍，尽管编制年鉴索引的意识在不断增强，但仍有不少年鉴未编制索引，有一些已编制索引的年鉴，其索引也很不规范，充数装样而已，质量问题很多。究其原因，除人力不够等客观因素以外，主要是知“难”而退，很多人不知道索引怎么编制，希望有一套编制索引的软件“神器”，但这样的“神器”何在？现在没有，今后也难以产生。下面，分两个部分来谈年鉴索引。

　　一、关于年鉴索引

　　（一）什么是索引

　　索引是把图书文献中具有检索意义的主题词或关键词，如：活动、会议、工程、项目、专利、品牌、事件、事故、案件、政策、文件、书籍、文章、单位、人物、荣誉、地名、建置、地理、山川、水文、气象、工作、词语、概念等主题名称，整书按顺序逐个摘录下来，并标上出处页码，再按一定的方式有序排列起来，供读者查阅资料之用。索引是一种有效的检索工具，一般放在图书文献之后，数量较多，专指性较强，大型图书文献的索引还专门编辑成书。

　　索引旧称“通检”和“备检”，又称“引得”，“引得”是英语index的译文。中国古籍中没有索引，“索引”与“年鉴”一样都是从国外引进的。中国早期年鉴没有或少有索引，中国年鉴接受索引是一个漫长而艰难的过程，与年鉴发展速度不同步。至2015年7月，全国公开出版的年鉴有1/2没有做索引3。在这些索引中，质量高的索引不多，亟须学习改进。欧美国家非常重视索引，不但在工具书、专业书、资料书后编有索引，而且索引的规模相当大。19世纪英国国会议员提议，凡无索引的书籍，概不予版权登记，并处以罚金。4

　　（二）年鉴索引的作用

　　北京大学教授肖东发说：索引是图书的钥匙，不仅使读者查找资料方便，节省时间，而且也集中提示了同类资料，可以启发读者思维。孙关龙说：索引是查检知识、收集资料、读书治学的利器，是现代学术研究的一个基本工具。索引主要有以下作用：

　　1.供快速查检。读者根据相应的主题词，可以在文本环境下，对年鉴全书信息库中查检到所需要的内容、数据、图表等，查检到同一主题的全部内容，这是索引最基本的功能。

　　2.有助于索引数字化。通过计算机做成数字化索引，建立索引数字环境，提供更快捷、更方便的查检功能，成倍提高查检效率。索引数字化是年鉴发展的趋势和方向。

　　3.提供系统阅读。有深度和广度的年鉴索引能够把相同主题的内容全部标引到一起，也能够把众多的隐性主题归纳出来，做成标引词，供读者查检。这涉及索引的质量问题，是年鉴索引普遍需要加强的方面。

　　4.帮助核查交叉重复内容。编制索引时可以发现一些交叉重复的内容，并及时处理。

　　5.帮助校对书稿中的差错。编制索引要通读书稿，在放大的电子文件中很容易发现一些差错和不规范之处，可以同步加以改正，以提高校对质量。

　　6.反观书稿的编撰质量。不少年鉴的编撰思路不对，有总结化年鉴、报告化年鉴、志书化年鉴、流水账式年鉴、资料汇编式年鉴，也有大杂烩式年鉴，这些年鉴的语言水分比较大，无效信息多，有效信息少，主题词不但少，而且很难提取，有不少条目标题和条文根本提取不出一个主题词，这样的年鉴质量就不高。反之，质量比较高的年鉴语言简洁，信息量大，有效信息多，主题词不但精准，而且数量多。在提取索引词时，年鉴编撰质量一目了然。

　　（三）年鉴索引的术语

　　编制年鉴索引是一项技术性较强的工作，涉及很多环节，有较大的难度。从大处讲，有两难，一难是不了解索引知识，二难是主题词选取不到位或不全面。很多人不了解索引知识，不懂索引制作程序和方法，那就无从下手了，即使做了索引，也会出现很多的问题。有的依据目录做成索引，这样的索引是根本不符合要求的。据初步整理，有关年鉴索引的专业术语至少有40余个，罗列如下：检索系统、引得、通检、备检、词语索引、主题索引、主题分析索引、专用主题索引、专类主题索引、综合主题索引、索隐、隐性主题、简式索引、复式索引、漏标、错标、空标、泛标、重标、标引、标识、款目、标目、标目项、索引标目、主题词、关键词、标题项、标引词、索引词、索引条头、说明项、注释项、主标题、副标题、子标题、出处项、参见、附见、查检、查准率、概全率、数据库检索等，不了解这些索引专业术语，是很难编好索引的。

　　（四）索引主题词选取的原则

　　提取主题词应遵循以下几个原则：1.约定俗成原则，主题词为大众认可和使用的；2.连续不变原则，在一定或较长时期内具有稳定性1；3.具有一定广度和深度原则，规范的索引词要达到一定的量，至少要超出目录数量的50%；4.有内涵具体原则，不是空洞概念或句子；5.简洁明了原则，多为词和词组形式。

　　二、年鉴索引的编制方法

　　（一）年鉴索引编制准备

　　年鉴索引在编制之前，必须完成以下工作：

　　1.定稿。校对审核、图片表格等工作全部完成后，页码生成不变，方可进行。定稿如有较大调整，主题词和页码就会发生了较大的变化，麻烦可就大了。因此，定稿工作一定要做扎实。

　　2.输出排版文稿一份，按排版文件正反面输出为宜，为主题词提供准确的页码和区位。

　　3.转出书稿文本文件电子版，供提取主题词之用。通过删除冗余，保留主题词，分行排列，字头顶格对齐。

　　4.确定索引类型。年鉴索引综合性主题索引必做，这个综合性主题索引一般指主题分析索引，另外可根据情况做一个或几个专用主题索引，如人名索引、图片索引、表格索引、名词解释和简略语索引等。

　　5.确定主题索引范围。主题索引的范围一般做正文部分，编辑说明、公益图片、目录、后记等不必做索引。有的年鉴对正文部分做索引也有取舍，把特载、专辑或专记、大事记、附录等内容排除在外。为了确保索引的深度和广度，最好把特载、专辑或专记、大事记、附录都纳入做索引的范围。

　　6.确定索引比例。根据年鉴索引编制的规范要求，索引主题词，或称索引款目、索引词、索引条头，其数量与目录中条目数量的比例，起码要达到1.5∶1，较好的在2∶1及以上，优秀的在3∶1及以上，索引主题词的数量与条目之比在1∶1及以下是不符合要求的。

　　7.统一思路。选取索引主题词工作往往是由各责任编辑分工完成，有些年鉴一个人独立完成，或请专人制作。一个人提取索引主题词可以一以贯之，思路统一，但太累，也太费时间，往往影响出书进度。多人协作效率高，但容易出现标准不一、畸轻畸重等问题。多人分工选取索引主题词就需要业务主帅统一思路，讲清要点，不然就容易出现较大的偏差，影响索引主题词的质量。要明确索引主题选取的原则、数量、标引出处页和分区符号及数量。

　　8.撰写“索引说明”。这步工作很重要，在编制索引之前就应该写成“索引说明”初稿，编制工作结束后再行补充。但事实不是这样，多数年鉴单位往往在索引编好之后才写，当然大的思路在编制之前就已明确，但细节常常会考虑不周。撰写“索引说明”之前，最好先参阅几部质量较好的年鉴“索引说明”，这样能够及时完善编制索引的思路，防止表述不全面、不准确或不妥当，防止遗漏内容和环节。“索引说明”存在的问题比较多，专门撰文探讨。

　　（二）年鉴索引的编制方法

　　年鉴索引编制有多种方法，有手工编制的，有半手工编制的，有程序化计算机编制的，各家年鉴的索引编制方法多有区别，索引的质量也是高低不一。从本人的经验看，编制好的年鉴索引没有捷径可走，必须老老实实，埋头苦干，再加上一些技巧。有人为了走捷径，专门设计年鉴索引编制软件，但效果不理想，所编索引质量很一般，没有推广使用的价值。年鉴索引编制的步骤和方法介绍如下：

　　1.提取主题词。各责任编辑根据分工和要求，分头在文本文件电子书稿上按栏目、分目和条目先后顺序提取主题词。提取索引词要处理两个问题，一是提取一级索引词和二级索引词，在一些信息量较大的一级索引词下，列出一批二级索引词；二级索引词条头空一格加以区分，如果是全彩印刷，用色彩区分二级索引效果更好。比如：

　　临安“老三宝” 72c

　　茶叶72c

　　天目笋干 73a

　　山核桃 73c

　　二是对于一批相关主题的内容或数据，要概括出隐性主题词，这是一大难点，一般的编辑恐难以做到。

　　主题词提取后，对照排版书稿标注出处页码和分区符号。可以一部分一部分做，以提高效率；集中做容易忘记主题词的位置，浪费时间。提取主题词是编制年鉴索引最关键、最重要、最麻烦的，是年鉴索引编制技术含量最高的环节。年鉴索引质量高不高，关键看提取的主题词准不准、简不简、深不深、广不广、层次多不多等，当然，这与年鉴的编撰质量密切相关。

　　提取主题词容易出现漏标、错标、泛标、空标、重标等问题。漏标就是该提取的主题词漏掉了，主要影响索引的深度和广度。错标是指不够格的内容提取成主题词，成为无效主题词，严重影响索引的质量，浪费读者的时间，比如：“打造服务品牌”“创建成果转化”“创建亮点打造”“巩固拓展市场”，其中“服务品牌”“创建成果”“市场”均为主题不明，不能为读者提供明确的信息指引。泛标是指提取的主题词内容空泛，缺乏具体内容，专指性不强的词和词组，比如：“管理工作”“户数”“概述”“货运通过能力”“惠普”“创业就业”“火箭弹”“横九路”等。空标是指在相应的位置找不到相应的内容，出处页码和分区符号标错了。重标是指同一主题词重复出现或出处页码重复出现，也包括不同出处的页码反映的内容是相同的，比如：“汉江义务救护队489b”“汉江义务救护队55b”，这两条应合并；又如：“合同利用外资53c”“合同利用外资金额135c”这两条也可以合并处理。此外，主题词不简洁的问题比较突出，前后出现多余成分，前面赘字会造成检索不便，比如：“创办全国首家草莓文化创意产业园”“创建‘全国侨法宣传角’”“打造‘阳光司法’”，删去“创办”“创建”“打造”这些动词；后面赘字造成烦琐，比如：“档案馆党史陈列馆成为市爱国主义教育基地”“地区生产总值299.57亿元”“大同镇‘数字城管’投入运行”，其中“成为市爱国主义教育基地”“299.57亿元”“投入运行”这些词是完全多余的，应删除。以上这些问题的存在都是年鉴索引质量不高的具体表现，应加以克服。

　　分区符号的作用是标明主题词在页面上更具体的位置，以方便读者查检，年鉴索引最好能编上分区符号。年鉴有分两栏编排的，也有分三栏编排的，个别是通栏编排的，通栏编排是不符合年鉴要求的。两栏编排的年鉴分区符号有左右两分的，用ab表示；有左右上下四分的，用abcd表示；还有左右上中下六分的，用abcdef表示。三栏编排的年鉴有左中右三分的，用abc表示；有左中右上下六分的，用abcdef表示；还有左中右上中下九分的，用abcdefghi表示。分区符号也有用abc后加上中下或阿拉伯数字表示的。标注分区符号是一件非常麻烦的事，必须做到准确无误。目前，不少年鉴未标注分区符号。

　　2.初步检查提取的主题词、出处页码和分区符号。责任编辑各自检查核对提取的主题词、出处页码和分区符号，这步工作，往往会出现主题词少字或多字，出处页码、分区符号漏标等情况，发现问题，及时纠正，并统一排列格式及字号、行间距等，以方便下一步操作。

　　3.合并主题词，再次检查。把各责任编辑核对好的主题词按书稿前后顺序归并到一个word文件中，成为一个合成文件。调整文件格式，排齐主题词字头，统一字体、字号、字间距等。然后对整个文件进行检查，交叉校对，确保准确无误，删除错标、泛标、空标，删除不够资格的主题词，处理重标。这是排序前的准备工作，这步工作不做到位，排序后就难做了，就会留下不少后遗症。

　　4.排序。年鉴索引通常采用音序，第一个字的拼音字母按升序排列，同音字按四声声调先后排列。排序应处理好以下几个环节：

　　（1）删除主题词前置符号，主要有引号、书名号两种，符号删除后，分别把带引号和书名号的两批主题词改成不同的颜色，以便于排序后恢复符号。《临安年鉴》正文中“名词解释”“简略语”用“▲”符号表示，专门编有“名词解释和简略语索引”，排序前保留此符号，排序后，这些索引词就集中在一起，再剪出来单独建立文件，删除“▲”符号，单独排序，成为一个专用索引。

　　（2）如有二级标引的，都要进行相应的处理。处理办法有两种，一种是把二级标引全部跟在一级标引词之后，用颜色标注，便于找到；另一种是把二级标引改为明显的颜色，另建一个备用文件，或全部剪出来，按先后顺序建立一个文件，供插入排序后的索引文件之用，构成一个多级标引的索引体系。

　　（3）排序。这步工作借助电脑完成，鼠标一点，一下子就排成了。全选校对整理好的索引文件后，找到电脑桌面工具栏“表格”，点开“排序”功能，出现一个排序窗口，类型选“拼音”，方式选“升序”，点“确定”，索引文件的顺序便自动生成。

　　5.划分标引区域。按标引词首字拼音第一个字母区分不同的区域，数字排在最先，按0～9先后顺序排列；字首拼音字母按26个英文字母先后顺序排列，各字母为黑体，字号稍大，作为索引栏目的分目。

　　6.归并同类主题词。以上只是一个初步的排序文件，其中会出现不少问题，有同类主题词重复、同字头标引词不相连、多音主题词首字位置不对等，归并重复主题词，标出参见出处页，出处页要按先后顺序排列。有的年鉴没有参见出处页，只标一个出处页码；有个别参见页码漏标；有的不按先后顺序标出处页，这些都是编制索引的质量问题。查找首字为多音字的标引，这是索引编制的一个难点，很容易被忽视。比如：“行”字头标引，“行风建设”与“行政管理”，前一个“行”读hang，第二声；后一个“行”读xing，第二声。这种情况，排序后要做仔细检查，个别处理。

　　7.处理或插入二级标引。把二级标引插入到相应的一级标引词之后，二级标引词缩进一格，有的缩进两格，上下对齐，并标出其附见出处页码。在处理中，往往会出现二级标引词漏删、二级标引词未缩进等问题。因此，操作、校对工作一定要仔细。

　　8.分栏。有的年鉴索引分两栏排，有的分三栏排，视各自情况而定。分栏之后要进行敲行处理，标引词过长转行要缩进一格。有的转行标引词未作缩进处理，容易产生歧义，视为不规范；有的第一行排满再转行，排版不美观，也不规范。参见出处页码和附见出处页码与标引词一般空一个字符，页码与页码之间空一个字符；有的放在行末，右对齐。

　　9.全面校对。分栏排版时，根据页面还要作一些删减处理，以消除留白。但在删减标引词过程中很容易会删错，出现新的问题，务必仔细。然后进入全面校对阶段，一般采取多人交叉校对的方式，由于标引款过多，字又小，难免有疏漏。为了尽可能减少疏漏，有一个笨办法比较可行，就是分工把各个音标的标引词首字按顺序摘录下来，就能发现错标位置、漏标页码、二级标引当作一级标引、首字相同标引分散排列等问题。

　　总之，年鉴索引编制是一项知识性和技术性较强的工作，是年鉴编纂工作中的一个重要环节，重视年鉴索引编制工作是重视年鉴编纂出版质量的表现。当前，年鉴索引编制工作已越来越受到广大年鉴工作者的重视，但索引编制中还存在很多问题，还有不少人望之却步，更有不少人还没有认识到索引对于年鉴的重要性和作用。索引编制工作迫切需要培训和指导，提高年鉴索引编制质量亟须规范引导。

　　（唐剑平 作者系临安市地方志办公室研究员）